合同会社の設立に伴って、社会保険関連の各種届出をe-Govを使って行いました。
これからe-Govを使用しようとされる方の参考になればと思い、
- 自分が電子申請をした際にうまくいかなかったこと
- こうすれば良かったのではと思っていること
を書きたいと思います。
gbizIDでログインするとアカウントの切り替えができない
e-Gov用のアカウントを作成せずにgbizIDのアカウントを作成してgbizIDのアカウントでログインした場合、いったんログアウトして再度ログインしようとすると前回ログインしたアカウントのパスワードの入力を求める画面になってしまい、アカウントの切り替えができません。
一定時間を過ぎるとgbizIDのアカウントの入力ができる（アカウントの切り替えができる）画面が出てくるようになるのですが、それがいつなのかわかりません。
ですので、例えば個人事業主と法人とで別々のgbizIDを作成していて、両方のアカウントを同時期に使用する場合、別々のWindows（別々のマシン）で個人事業主と法人のそれぞれのアカウントを使用するようにしないとスムーズに申請が行なえません。
e-Govのアカウントについては新たにログインするたびにアカウントを入力する画面が出てくれるのでいいのですが、gbizIDを利用しているとこのようなことになります。
2つ以上のアカウントを同時期に使用する場合には、gbizIDではなくてe-Govのアカウントを使用したほうが良いと思います。
送信した申請書のバックアップが無い
一番最初に電子申請した申請書について受付先から電話がかかってきて、
「○○○と△△△をPDFファイルにして添付し、再提出してください。」
と言われました。
提出した申請書を呼び出してファイルを添付して再提出しようとしましたが、元の申請書がシステム上に見当たりません。サポートに電話して聞いてみると、提出した申請書は自分でバックアップしない限り残らない、ということでした。
「申請書入力」の画面の一番下に、「申請データを保存」というボタンがありますが、申請書を提出する際にはこのボタンをクリックして申請データを保存しておいた方が良いと思います。
返戻の連絡が届いた場合、どの申請書に対するものなのかがわからない
返戻の連絡が届き、申請書の再提出をしなければならない場合であっても、その返戻の連絡には提出した申請書のイメージが添付されているわけではないので、そのままではどの申請書に対する連絡なのかがわかりません。
これを防ぐためには、申請書を提出した時に付与される「到達番号」を自分で管理しておくことが必要です。
到達番号ごとに申請書名と申請書の内容を記録しておきます。記載内容については前述の方法で保存し、到達番号とひもづけて管理しておきます。
申請ごとの手続きの流れが管理できない
申請書が何らかの理由で受け付けてもらえなかったり、申請書の内容に問題があって「返戻」になった場合には、e-Govのシステム上は「手続終了」になってしまいます。
申請書を再提出する場合には、新たな到達番号が付与されますので、提出する側としては一つの手続きに対して複数の到達番号を時系列に記録して、手続きの流れを申請ごとに管理しておかなければなりません。
申請書の数が1つか2つしかなかったり、すんなり受け付けてもらえて再提出の必要がなかったりすれば問題ないのですが、複数の申請書を同時に提出している場合にはどれが受け付けてもらえてどれが再提出になっているのかe-Govの画面を見ただけではわからなくなってしまいます。