手入力の代わりにCSV入力を行うようになったきっかけ
私は以前は、決算を行う際に前回の決算整理仕訳と同じかたちの仕訳を会計ソフトに入力するのに、前回の決算整理の仕訳を全部紙に印刷して、それを見ながら手入力していました。
決算のたびにそれを行っていたので、手間がかかって仕方がなくまた退屈な作業であったため何とかならないかと考えていました。
会計ソフトのメニュー画面の中に「CSV入力」「CSV出力」というものがあったので、これが使えるのではないかと思って試してみました。
それが会計ソフトのデータ入力について手入力の代わりにCSV入力を行うようになったきっかけです。
JDLIBEX出納帳の場合
私は会計ソフトはJDLIBEX出納帳と弥生会計しか使ったことがありませんのでそれらについて説明します。
JDLIBEX出納帳のメニューの「データ管理・選択」～「CSV出力」から「仕訳データ」を出力します。
すると「JDL出納帳-0051-0112-仕訳.csv」のような名前のファイルが出力されますので、Excelで開きます。
1行目に会社名、2行目に出力期間が表示され、3行目が空いていて4行目に項目名がA列からAD列まで表示され、5行目以降にデータが表示されています。
最後の方のデータを見てみるとC列の日付が、例えば令和1年分のデータであれば「20191331」となっています。この「1331」という表記の仕方がJDLIBEX出納帳の決算整理仕訳の表記の仕方です。
Excelのフィルタ機能を使って日付が「20191331」になっているものを抽出し、それを新規のExcelのファイルにコピーします。このときに1行目から3行目も含めてコピーするようにします。次に令和2年分の決算整理仕訳にするために、日付の「20191331」をExcelの置換機能をつかって「20201331」に変更します。
金額は0円にしておいた方が良いので、L列の借方金額、M列の借方消費税、V列の貸方金額、W列の貸方消費税はすべて0にしておきます。
これを「input.csv」等の適当な名前で保存し、会計期間を切り替えておいてからJDLIBEX出納帳のメニューの「データ管理・選択」～「CSV入力」から「仕訳データ」を選択すれば、前回の決算整理の「枠」だけが取り込まれます。
CSV入力を行おうとすると「出納帳ファイルを退避しますか」とメッセージが出ると思いますが、退避させておいた方が無難です。
先程は金額を0円にしましたが、あらかじめわかっているのであれば金額を入れておいても構いませんし、前回の決算で未払金を計上したものについて今回の決算で反対の仕訳をしなければならないといった場合であれば、CSVファイルを作成している段階でExcelの機能を使うなどして反対の仕訳を作成しておくこともできます。
弥生会計の場合
仕訳日記帳を表示した状態でメニューの「ファイル」～「エクスポート」で弥生インポート形式のデータを出力します。出力先のファイル名は適当に例えば「export.csv」等に設定します。
このときに「期間」の設定で「決」のみを選択しておけば決算整理仕訳のみが出力されます。
出力したファイルをExcelで開いてみると、タイトルや項目名を表示する列はありません。決算整理仕訳はC列に「本決」という文字が入っています。
D列が日付で令和1年の個人事業の決算整理仕訳であれば「2019/12/31」になっていますので、それをExcelの置換機能をつかって「2020/12/31」に変更します。
I列の借方金額、J列の借方消費税、O列の貸方金額、P列の貸方消費税はすべて0にしておきます。
これを「input.csv」等の適当な名前で保存し、会計期間を切り替えておいてから仕訳日記帳を表示した状態でメニューの「ファイル」～「インポート」でインポートファイル名に指定します。前回の決算整理の「枠」だけが取り込まれます。
JDLIBEX出納帳の場合と違ってメッセージが出ませんので、あらかじめメニューの「ファイル」～「バックアップ」でバックアップをしておく必要があります。
あらかじめわかっているのであれば金額を入れておいても構いませんし、前回の決算の反対の仕訳を作成しておくことができることもJDLIBEX出納帳の場合と同じです。